ホームページを公開したあと、誰が何を更新するか

ホームページにお知らせを載せられるようにした。それでも、忙しいうちに更新が止まってしまう。「自分たちで更新できること」と「実際に更新を続けられること」は、少し違います。

作り直しの準備について書いた記事でも、私は公開後の更新を最初に話しておきたいことに挙げています。自社で触りたいのか、任せたいのか。誰が、どんな内容を扱うのか。それが分かると、作る仕組みも、必要な支援も決めやすくなります。

更新する内容を分けると、担当が決めやすい

「ホームページ担当」をひとり決めるだけでは、その人に原稿・写真・確認が集まらず、止まってしまうことがあります。情報を用意する人と、掲載する人と、内容を確認する人を分けて考えてみてください。兼任でも構いません。どの段階で誰に渡すかが分かれば十分です。

この表は分担を相談するための例です。すべてを社内で扱う必要はありません。情報の準備は自社、掲載や調整は外部、という形も選べます。更新に使える時間や操作への慣れも含めて、続けられる方法を決めましょう。

新しい記事を書くことも大切ですが、連絡先や料金が古いままでは、読んだ人が迷います。まずは、問い合わせにつながるページから確認してみてください。

点検日は、社内で思い出せる予定に合わせて決めると扱いやすくなります。内容が変わったときに見直すものと、定期的に確認するものを分け、「確認した日・気づいた点・担当・対応状況」を一行ずつ残しておくのがおすすめです。

情報が古いだけなら、文章や写真の差し替えで対応できるかを考えます。問い合わせが届かないなら、まずフォームや受信設定の確認です。困りごとごとに原因を確かめると、サイト全体を作り直す必要があるかを判断しやすくなります。

一方、日常的に変える情報を触れない、必要なページを追加しにくい、事業とページ構成が合わなくなった、といった場合は、更新方法や構成から見直す余地があります。古さの印象だけで決めず、「どこを直せば困りごとが解消するか」を整理して相談してください。

引き継ぎには、更新するページ、操作手順、確認する人、制作会社への依頼方法をまとめておきましょう。ドメインやサーバーの契約名義、更新時期、管理窓口も確認します。パスワードはこの一覧に書き込まず、社内で決めた安全な方法で管理してください。

外部に運用を任せる場合は、含まれる作業、追加依頼の扱い、連絡方法、契約終了時に受け取れる資料やデータも確認します。担当者の記憶に頼らず、次の人が同じ手順をたどれる状態を目指したいところです。

問い合わせの点検から始めたい方は、問い合わせが来ないときに確認する3つのことをご覧ください。INDIGOのWeb・EC制作では、公開後の更新方法や継続支援もご相談いただけます。