見積の相談が届いたとき、最初の返信で「ご連絡ありがとうございます」「見積の前に、この点を教えてください」と伝えるだけでも、言葉を考える時間はかかります。同じ種類の問い合わせが続くなら、生成AIで下書きを作るところから試せます。
私なら、返信に使ってよい事実を人が先に選び、AIには文章を整えるところを任せます。 対応できるか、いくらかかるか、いつ納品できるかは、社内で確認してから書きます。
最初は、見積前に聞き返す返信を一つ選ぶ
いきなりすべての問い合わせを扱うと、例外が多くて、何を確認すればよいか分かりにくくなります。例えば写真撮影の相談なら、「目的・撮影場所・希望時期を聞く最初の返信」のように、一種類に絞ります。
旭川近郊で撮影を受ける事業者なら、撮影場所によって移動時間が変わります。屋外の撮影なら、時期や天候によって準備も変わります。そうした事情は、会社が判断に使っている条件として、人が先に整理しておく部分です。
問い合わせの原文から、返信に必要な条件だけを抜き出す
試す段階では、架空の問い合わせを使います。実際の問い合わせを扱う場合は、名前や連絡先に加え、未公開の案件名、添付資料、取引先の事情なども、返信案を作るために必要かを確認します。
個人情報保護委員会は、事業者が個人情報を含む指示文を入力するときは利用目的に必要な範囲かを確認し、個人データを入力する場合は、提供事業者が機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう示しています。利用するサービスと契約、社内の取り扱いルールを確かめたうえで、入力する情報を選びます。個人情報保護委員会のFAQ
指示文の例
以下は架空の相談を使った例です。
商品撮影の問い合わせに対する最初の返信案を作ってください。相談内容は「商品を数点撮影したい。写真はECサイトに掲載予定」です。返信では、商品点数、撮影場所、希望納期の3点を聞いてください。金額、対応可否、納期は未確認です。確約せず、回答を受け取ってから案内すると伝えてください。
この場合、返信に入れたい一文は、例えばこうです。
お見積もりにあたり、撮影する商品のおおよその点数、希望の撮影場所、写真が必要な時期をお聞かせいただけますか。内容を確認のうえ、撮影方法とお見積もりをご案内します。
送信前は、文章のきれいさより約束の中身を見る
下書きが自然に読めても、相手に伝えてよい内容かは別の確認が必要です。私は送信前の確認を、次の3つに分けると使いやすいと考えています。
- 事実 相手が書いていない希望や条件を付け足していないか。
- 約束 金額、空き日程、対応範囲、納期を先に確約していないか。
- 次の行動 相手が何を返せば話が進むか分かるか。
最初は架空の例を3件ほど作り、毎回どこを直したかをメモします。同じ修正が続く箇所は、指示文に足すか、定型文にできます。下書きを直す手間まで含めて見れば、AIを使う工程を自社で選べます。
参考資料
参考資料の確認日 2026年11月4日
- 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について
- 個人情報保護委員会 生成AIサービスへ個人データを入力する際の留意点